Für Vereine wird es immer mehr zum Problem neue Mitglieder zu gewinnen. Nicht, weil kein Interesse an den Angeboten besteht, sondern weil zu wenige Menschen wissen, was für Vereine es in Ihrer Nähe gibt. Wenn man sich näher damit befasst, merkt man, dass dies kein zu vernachlässigendes Thema ist. Auswirkungen gibt es nicht nur für die Vereine selber, auch die Regionen, in denen diese agieren sind betroffen. Für die Vereine bedeutet ein geringer oder kein Mitgliederzuwachs, dass es schwierig wird, den Vorstand zu besetzen, wenn Mitglieder in den Ruhestand gehen und dieses Amt nicht mehr ausüben können oder wollen. Für die Region ist die Problematik eine andere. Die Gemeinden leben von Zuwanderung und einem gesunden Sozialgefüge. Gerade durch Vereine entstehen Bekanntschaften oder gar Freundschaften, die Neuankömmlinge schnell an Ihre neue Heimat binden.
Das Motto: „Wir kommen Ihnen entgegen!“
Damit sich Zugezogene wie Ansässige gleichermaßen informieren und bei einer gemeinsamen Leidenschaft kennenlernen können, wurde das Projekt „Wir kommen Ihnen entgegen“ ins Leben gerufen. Die Stadt Wiehl richtet in der Verwaltung des Einwohnermeldeamtes einen Anlaufpunkt ein, an dem die jährlich ca. 1300 Zugezogenen sich über den für Sie passenden Verein informieren können. Sei es die freiwillige Feuerwehr, einer der vielen Sportvereine oder einer der Chöre. Die Erste, bei der frisch zugezogene Wiehler landen, ist Corinna Kawczyk. Sie leitet die Anmeldung im Rathaus und ist auch die Person, die einen Überblick über das Vereinsleben gibt.
Weiterhin gibt es Einladungen zu halbjährlichen Informationsabenden. Die Vereine haben Zugriff auf eine von der Firma Melzer entwickelte Datenbank und können hier Ihre Informationen aktuell halten. Es sollen wichtige Details wie die Webadresse der Homepage, die Kontaktdaten und eine Beschreibung des Vereins zu finden sein. So ist es möglich, noch besser und schneller zu vermitteln. Die Entwicklung wurde unter anderem von Christoph Claus aus der zugehörigen Abteilung der Stadt Wiehl vorangetrieben. Noch am Abend der Vorstellung im Mai dieses Jahres wurde angeregt über Zuteilung von Vereinen in Rubriken und die allgemeine Präsenz der Datenbank diskutiert. Die gesammelten Ideen werden im Laufe der nächsten Zeit umgesetzt. Die aktuelle Version der Datenbank können sie hier aufrufen.
Interne Organisation der Vereine verbessern
Damit Vereine aktive Mitglieder besser anschreiben können, bedarf es einer durchdachten Informationslogistik. Telefonketten – wer kennt sie nicht von früher? Musste ein Ereignis organisiert werden, war diese Methode unumgänglich. Leider fielen dabei immer Personen durch das Raster. In Zeiten des Internets ist es nun viel einfacher, Interessierte zu erreichen. Doch nicht jeder ist in einem sozialen Netzwerk aktiv oder gewillt sich anzumelden. Bleibt also die klassische E-Mail also Informationsmedium. Nun haben aber Vereine schnell mehrere Hundert Mitglieder und ehrenamtliche Helfer wenden viel Zeit auf, um E-Mail-Newsletter manuell zu versenden. Hier können automatisierte Services, wie der von Newsletter2Go Abhilfe schaffen und diesen Vorgang vereinfachen. Bis zu einer gewissen Anzahl an E-Mails pro Monat ist dieser Dienst sogar kostenlos und spart durch Automatisierung viel Zeit. Wenn also das nächste Ereignis ansteht, einfach E-Mail-Adressen einsammeln und alle Mitglieder auf einen Schlag per Newsletter informieren.
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