Damit eine effiziente Meetingkultur nachhaltig zum Unternehmenserfolg beiträgt, sind für die flexible Durchführung häufig hybride Konferenzen sinnvoll. Eine umfassende Vorbereitung auf das Meeting mit frühzeitigen Benachrichtigungen an alle Teilnehmer bleibt genauso unverzichtbar. Ferner ist es entscheidend, wichtige Beteiligte möglichst gleichberechtigt einzubeziehen.
Mehr Flexibilität durch ein hybrides Meeting
Wer mit einer effizienten Strategie durch zeitliche Flexibilität immer auf die Bitte um ein wichtiges Meeting vorbereitet sein will, sollte die Voraussetzungen für die hybride Durchführung einer Konferenz schaffen. Während ein Teil bei der Besprechung anwesend ist und der Rest mit Videoübertragungen live zugeschaltet wird, lassen sich unverzichtbare Gesprächspartner auch im Verlauf einer Geschäftsreise problemlos einbeziehen.
Moderne Meetingräume / Veranstaltungsräume in Karlsruhe oder anderen Großstädten leisten mit Anbietern wie beispielsweise Goodspaces.de einen entscheidenden Beitrag zur Effizienz einer Konferenz.
Die verwendeten Räume müssen für reibungslose Übertragungen im Rahmen einer Videokonferenz hohe technische Anforderungen erfüllen. Bei der Planung und Vorbereitung vor dem Meeting steht daher die Ausstattung eines gemieteten Konferenzraums im Mittelpunkt. Der Standort Karlsruhe ist für das hybride Arbeiten mit Goodspaces.de in dieser Hinsicht ein Vorbild.
Richtige Vorbereitung & frühzeitige Nachricht an alle Teilnehmer
Sobald Unternehmen mit Tipps für eine effiziente Meetingkultur den Erfolg einer Konferenz sicherstellen wollen, sind umfassende Nachrichten an alle Beteiligten bei der Vorbereitung unentbehrlich. Denn Firmen kommen mit einem Meeting schneller voran, nachdem jeder Teilnehmer frühzeitig den Zugang zu relevanten Informationen erhalten hat. Zeit für die Beantwortung von Nachfragen können Konferenzleiter sparen, sobald sich die Gesprächspartner bereits vorab mit den Themen befasst haben.
Die reine Aufklärung über Grundwissen zu bestimmten Fachgebieten ist vor einem Meeting oft problemlos mit einer E-Mail an die Teilnehmer-Gruppe möglich. Dadurch vermeiden Unternehmen, dass die erfahrenen Mitarbeiter während der Konferenz mit bekanntem Wissen gelangweilt werden. Zugleich erhalten neue Angestellte und Geschäftspartner die Gelegenheit, sich mit den versendeten Informationen in Ruhe auf ein Meeting vorzubereiten. Im Idealfall beginnt eine Konferenz danach direkt mit einer offenen Diskussion.
Tagesordnung mit klarer Struktur für das Meeting
Wenn die Teilnehmer vor einem Meeting wichtige Informationen vorab erhalten, darf eine übersichtliche Tagesordnung mit einer klaren Struktur nicht fehlen. Ansonsten kommt es häufig zu Missverständnissen, solange nur der Leiter einer Konferenz den geplanten Ablauf kennt. Mit einem konkreten Zeitplan für das Meeting können die Beteiligten ihre Fragen und Beiträge gezielt vorbereiten und im Rahmen des passenden Tagesordnungspunktes einbringen.
Für Änderungsvorschläge zur Tagesordnung sollten Unternehmen sich offen zeigen. Möglicherweise fällt Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern auf, dass ein Thema für das Meeting unpassend ist oder ein unverzichtbarer Stichpunkt fehlt. Indem die verantwortlichen Personen die vorläufige Tagesordnung früh verschicken, bleibt bei erforderlichen Anpassungen genug Zeit.
Kürzung der überflüssigen Gesprächsthemen vor der Konferenz
Bevor die Struktur mit den Themen für das Meeting fertiggestellt wird, sind oft Kürzungen sinnvoll. Erfolgsorientierte Unternehmen müssen sicherstellen, dass jeder Teil der Tagesordnung während der Konferenz zur Lösung eines bestimmten Problems beiträgt. Sobald die Teilnehmer im Meeting vom Hauptthema abschweifen, geht häufig Zeit verloren. Bei der Gestaltung des Zeitplans darf ein Unternehmen deshalb nie das entscheidende Ziel der Veranstaltung aus den Augen verlieren.
Gleichberechtigte Einbeziehung der Teilnehmer im Meeting
Damit ein Meeting im Sinne eines Betriebs erfolgreich verläuft, sollten die wichtigen Beteiligten möglichst vergleichbare Redeanteile erhalten. Falls am Ende die Zeit für Diskussionsbeiträge eines vernachlässigten Teilnehmers fehlt, kommen ansonsten oft keine optimalen Ergebnisse zustande. Vor allem beim ersten Meeting eines neuen Teams ergibt es manchmal Sinn, feste Redezeiten zu vereinbaren. Auf Dauer entsteht dann im Idealfall eine eingespielte Meetingkultur, in der ohne Vorgaben jeder Konferenzteilnehmer genügend Redezeit für die Vertretung des eigenen Standpunkts erhält. Für kontroverse Themen können Unternehmen Reservezeit einplanen, um nicht in Zeitnot zu geraten.