Das Fahrtenbuch ist eine offizielle Dokumentation für Kraftfahrzeuge, vergleichbar dem Logbuch eines Schiffes. Im Fahrtenbuch wird festgehalten, wer das Fahrzeug gefahren hat, Abfahrtsort und Zielort, wie viele Kilometer zurückgelegt wurden und wann und wie viel getankt wurde. Das Fahrtenbuch wird von Firmen geführt, deren Dienstwagen auch zu privaten Zwecken genutzt werden. Damit kann genau zwischen privater und dienstlicher Nutzung des Fahrzeugs unterschieden werden. Auch von Behörden kann nach einem Verkehrsverstoß die Führung eines Fahrtenbuchs verlangt werden, um feststellen zu können, wer zu welchem Zeitpunkt das Fahrzeug gefahren hatte.
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Welche Vorteile bringt das Führen eines Fahrtenbuchs?
Wird kein Fahrtenbuch geführt, versteuert das Finanzamt den Firmenwagen mit einer monatlichen Pauschale von einem Prozent. Die Angabe bezieht sich auf den Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs, inklusive Extras und Mehrwertsteuer. Wird das Fahrzeug auch für den Weg von und zur Arbeitsstelle genutzt, müssen zusätzlich 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der Steuersatz für eine gewerbliche Nutzung ist dagegen weitaus geringer. Um nachweisen zu können, welche Fahrten privat und welche gewerblich waren, muss dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vorgelegt werden.
Welche Anforderungen werden an ein Fahrtenbuch gestellt?
Damit das Fahrtenbuch als offizielles Dokument vom Finanzamt anerkannt werden kann, müssen strenge Formalitäten beachtet werden. Das Fahrtenbuch muss in einer geschlossenen Form vorliegen, in der spätere Ergänzungen, Streichungen oder Änderungen klar als solche erkennbar sind. Am besten eignen sich dafür klassische vorgedruckte Fahrtenbücher. Bei elektronischen Fahrtenbüchern ist die Gefahr einer Manipulation nicht ganz auszuschließen. Das Fahrtenbuch muss stets auf dem aktuellen Stand gehalten und kontinuierlich geführt werden. Unbedingt erforderlich sind die Angaben über das Datum der Fahrt, den Ausgangsort und das Ziel oder den Kunde mit Namen und genauer Adresse. Dazu gehört auch die Angabe der gefahrenen Kilometer. Weicht die zurückgelegte Entfernung von der Strecke eines Routenplaners ab, sind Erläuterungen notwendig, warum zusätzliche Kilometer zurückgelegt wurden (Stau, Umleitung oder ähnliches).
Worauf sollten Sie achten?
Das Fahrtenbuch wird nur dann vom Finanzamt anerkannt, wenn die Angaben darin mit der Realität übereinstimmen. Daher sollten Sie die Einträge ins Fahrtenbuch entweder selbst kontrollieren oder einen Verantwortlichen bestimmen, der diese Aufgabe übernimmt. Alle Angaben über getankte Kraftstoffe oder Werkstattreparaturen müssen durch Belege dokumentiert werden. Im Fahrtenbuch dürfen nur allgemein gebräuchliche Abkürzungen verwendet werden, damit der Inhalt verständlich bleibt. Suchen Sie immer wieder dieselben Kunden auf, gestattet das Finanzamt das Anlegen eines Kundenverzeichnisses. Dort sind alle Kunden mit Angabe des Namens und der Adresse mit Hausnummer aufgelistet. Als Ziel der Fahrt genügt dann ein Verweis auf den betreffenden Kunden im Kundenverzeichnis.
Fazit
Ein Fahrtenbuch lohnt sich dann, wenn mindestens 50 Prozent der Fahrten mit dem Firmenwagen dienstlicher Art sind. Es bringt Ihnen steuerliche Vorteile, vorausgesetzt es wird gewissenhaft geführt und ist auf dem neuesten Stand. Alle Angaben über Ausgaben (Tanken, Reparaturen, Ersatzteile) müssen durch Quittungen belegt werden. Die Anzahl der zurückgelegten Kilometer muss mit dem tatsächlichen Tachostand des Fahrzeugs übereinstimmen.
Weiterführende Informationen:
http://www.steuerberater-muenchen.de/steuerlexikon/item/fahrtenbuch/
http://www.impulse.de/finanzen-vorsorge/firmenwagen-was-unternehmer-beim-fahrtenbuch-beachten-mussen