Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung überzeugen: Effizienz, weniger Papier, geringere Betriebskosten und bessere Kommunikation zum Kunden. Aber nicht nur diese Aussicht bewegt Unternehmen, auf digitale Prozesse umzustellen. Denn es gibt vier weiter Aspekte, welche die Abkehr von Papier für mittelständische Firmen vereinfachen – und beschleunigen.
Was allgemein für die Wirtschaft gilt, trifft auch für die Buchhaltung zu: Die Digitalisierung ist derzeit der wichtigste Trend. Im Fokus steht der Übergang von Dokumenten aus Buchhaltung und Berichtswesen zur Aufbewahrung, bei der ein elektronisches Format Papier ablöst. Den Alltag im Buchhaltungsbüro kennzeichnet jedoch oft noch ein wildes Durcheinander an verschiedenen Formaten.
Quelle: PFU
Viele Unterlagen müssen heute jedoch digital zur Verfügung stehen, weil beispielsweise Behörden oder Gerichte das verlangen. „Digital“ wandelt sich daher von einer Option zur Notwendigkeit. Es findet ein Umdenken statt, wie eine Untersuchung des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG von 2017 bestätigt.
Demnach wollen 83 Prozent der befragten Buchhalter innerhalb der nächsten zwei Jahre komplett auf Papierbelege verzichten. Das erste Glied in der Digitalisierungskette bilden Scanner, die mit Cloud-basierten Buchhaltungssoftware oder automatisierten Software-as-a-Service interagieren müssen. Es ist jedoch nicht die Technik allein, die für einen Digitalisierungsschub sorgt:
1. Compliance-Bewusstsein ist ein Haupttreiber
Heute stellt für viel Unternehmen Compliance das Hauptmotiv dar, auf digitale Buchführung umschwenken zu wollen. Denn die Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig, wobei Buchhalter auf dem Laufenden bleiben müssen. Eine Buchhaltungssoftware kann den größten Teil der Datenverarbeitung für das Compliance-Reporting übernehmen. Außerdem werden Softwarepakete automatisch aktualisiert. So handeln Unternehmen stets im Einklang mit etwaigen Änderungen in Gesetzen und Richtlinien. Verbindlich sind für alle seit dem 1. Januar 2015 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
2. Papier- gleich Kostenberg
Das Statistische Bundesamt hat errechnet, dass in Deutschland jährlich rund 35 Milliarden Rechnungen archiviert werden. Unternehmen und Organisationen entstehen so Kosten von etwa 3,2 Milliarden Euro. Einen Großteil davon könnten Firmen einsparen, wenn sie Rechnungen gleich nach Erhalt einscannen und diese in den digitalen Bearbeitungsprozess integrieren. Die Originale aus Papier lassen sich anschließend vernichten, weil ein sogenanntes „ersetzenden Scannen“ erfolgte.
3. Sichere Technik
Sicherheitsbedenken bestehen weiterhin gegenüber Cloud-basierten Anwendungen. Mangelnde Kontrolle und die Angst vor Angriffen und Verstößen gegen Sicherheitsrichtlinien, von denen Anwender nicht einmal etwas mitbekommen, sind die häufigsten Vorbehalte. Zu Unrecht, da Cloud-Anbieter umfassend in Datensicherheit und -Backup investiert haben. Sie bieten eine Verfügbarkeit von mehr als 99 Prozent. Cloud-basierte Speicher warten daher wahrscheinlich mit viel mehr Sicherheit auf, die ein kleines Unternehmen weder … weiterlesen »