Fast jeder Mitarbeiter im mittleren Management und besonders im höheren Management muss regelmäßig eine Präsentation vorbereiten oder halten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Entwicklung des Umsatzes präsentiert werden muss oder der Entwurf für eine Finanzierung der neuen Betriebsanlage. Daher ist die richtige Vorbereitung absolut entscheidend für deine Präsentation. Dabei spielen nicht nur organisatorische Belange, wie die Vorbereitung der Räumlichkeit, der Konferenztechnik und der Präsentationstechnik eine wichtige Rolle, sondern auch die inhaltliche und mentale Vorbereitung.
Bei der organisatorischen Vorbereitung der Präsentation ist es wichtig, dass man die passende Räumlichkeit auswählt.
Vor allem die Größe der Räumlichkeit ist entscheidend. Bei zu kleinen Räumen gibt es möglichweise Probleme mit zu wenigen Plätzen und bei zu großen Räumen könnte ein Problem entstehen durch eine schlechte Beschallung. Deshalb sollte man sich vorher informieren über die Anzahl der Teilnehmer, um die optimale Räumlichkeit zu finden. Darüber hinaus sollte man die Medien, die man nutzen will vorher testen.
Besonders bei Beamern und Laptops sollte man kontrollieren, dass die Formate passen und sich nichts verschiebt. Es lohnt sich also, schon vor der Veranstaltung alles zu testen. Bei Präsentationen mit Flip-Charts sollte man auch schon vorher die Möglichkeiten testen, wo man sich am besten positioniert und wo der Flip-Chart seinen Platz einnehmen kann, sodass alle ihn sehen können.
Weit vor der organisatorischen Vorbereitung sollte man die inhaltliche Vorbereitung abgeschlossen haben. Das bedeutet, dass man eine genaue Struktur entwickelt, wie man sein Thema präsentieren will und welches Ziel die Präsentation haben soll. In diesem Zusammenhang muss man auch auf die Zielgruppen der Präsentation eingehen. Abhängig davon müssen Inhalte vielleicht einfacher erklärt werden. Man sollte seine Präsentation dem Niveau des Publikums anpassen. Darüber hinaus sollte man seine Präsentation in eine angemessen Reihenfolge bringen. Also Punkte strukturiert und aufeinander aufbauend präsentieren. Dazu zählen auch die Begrüßung am Anfang einer Präsentation und eine Verabschiedung am Ende einer Präsentation.
Zu der mentalen Vorbereitung lassen sich auch einige Ratschläge formulieren. Sehr wichtig ist ein selbstbewusstes und bestimmtes Auftreten. Bei einer sehr guten Vorbereitung ist man sicher im Umgang mit der Thematik und kann so auch schwierige Fragen beantworten. Als Vorbereitung auf die Präsentation empfehlen sich leichte Kost, genügend Schlaf und eine gute inhaltliche Vorbereitung. Außerdem hilft es, die Räumlichkeiten schon vor dem Publikum zu betreten, um ein sicheres Gefühl zu bekommen. Letz endlich ist das Präsentieren eine Fähigkeit, die man durch viel Übung erlernen kann. Bei manchen funktioniert dies etwas schneller als bei anderen.
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