Mit einem passenden Firmenstempel kann ein Unternehmen die eigenen Dokumente abrunden und wirkt weitaus professioneller. Heutzutage ist ein Firmenstempel nicht mehr zwingend erforderlich, da der Schriftverkehr häufig auf elektronischem Weg verschickt wird, doch sollte eine Firma mit Schriftstücken zu tun haben, dann sollte auch ein Stempel eingesetzt werden. So hebt man sich gezielt von anderen Unternehmen ab und suggeriert Seriosität. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten.
Nicht notwendig, aber kaum wegzudenken
Individuelle Stempel haben viele Vorteile. Rechtlich sind diese zwar nicht mehr zwingend notwendig, dennoch gibt es weiterhin Vertragsunterlagen, die einen Stempel erfordern. Beispielsweise ist das bei der Anmietung von Geschäftsräumen der Fall, aber auch bei Lieferverträgen und ähnlichen Dokumenten. Der Stempel signalisiert Professionalität und Glaubwürdigkeit. Die Entscheidungsbefugnis wird dadurch kenntlich gemacht und sichergestellt. Ebenso kommen die Stempel bei Kündigungen, Arbeitszeugnissen und Arbeitsverträgen infrage. In diesen Fällen ist eine Unterschrift zwar eigentlich ausreichend, trotzdem wird das Dokument durch den Stempel offiziell und glaubwürdig. Gleichzeitig kann ein Stempel dabei helfen, dass das Schreiben in der richtigen Abteilung zugestellt wird.
Rechtliches: Was sagt der Gesetzgeber?
Im Bürgerlichen Gesetzbuch sind die rechtlichen Erfordernisse klar festgelegt: Ein Stempel ersetzt in keinem Falle eine Unterschrift, diese bleibt weiterhin eine Pflichtangabe. Bezüglich des Stempels gibt es laut dem Gesetzgeber keine Normen oder Pflichtangaben. Trotzdem wird dieser in der Rechtsprechung berücksichtigt. Ein Stempel mitsamt Unterschrift unterstreicht nochmal die Rechtskraft des Dokuments, da die Echtheit klargestellt wird. Einzelne Geschäftspartner der Gesellschaft sind nicht immer berechtigt, einen Vertragsabschluss durchzuführen. Wird die Vertragsunterzeichnung mit Unterschrift und Stempel durchgeführt, dann ist dies mitunter rechtsverbindlich.
Unterschriftsberechtigung bei einem Firmenstempel
Durch den Einsatz eines Stempels verhindert man, dass nicht entscheidungsberechtigte Personen einen Vertrag für ein Unternehmen unterzeichnen können. Verwendet ein Mitarbeiter den Firmenstempel, dann tritt dieser immer geschäftsführend auf. Das macht vor vielen Gerichten einen großen Unterschied, weshalb es rechtlich trotzdem sinnvoll sein kann einen Stempel zu nutzen. Gleichzeitig fühlen sich Lieferanten oder Kunden professioneller und seriöser behandelt, wenn das Dokument mit einem Stempel bearbeitet wurde. Ebenso kann man den Stempel firmenintern nutzen, beispielsweise um das Datum des Eingangs auf einem Dokument festzuhalten oder es einer bestimmten Abteilung zuzuordnen.
Welche Arten gibt es?
Es gibt es eine große Auswahl an unterschiedlichen Stempeln. Diese können das Logo oder einen Text beinhalten, aber auch Datum, Ziffern oder weitere Motive. Darüber hinaus gibt es spezielle Stempel, welche für Wappen oder Siegel eingesetzt werden. Diese eignen sich auch, um eine Lieferung oder Retoure zu kennzeichnen. Auch beim eigenen Warenbestand kann diese Art von Stempeln helfen, die Übersicht zu behalten.
Was muss auf einem Firmenstempel stehen?
Es gibt keine Norm, was auf dem Firmenstempel enthalten sein muss, jedoch haben sich bestimmte Angaben etabliert. So ist definitiv der Unternehmensname aufzuführen, die Adresse sowie E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die Webseite. Das sind immer die Angaben, welche von Kunden oder den Geschäftspartnern erwartet werden. Kommt der Stempel auf Rechnungen oder Verträgen zum Einsatz, dann kann auch die Steuernummer ergänzt werden. Diese Angaben machen die Bearbeitung vieler Dokumente deutlich einfacher und es können mehr Dokumente in derselben Zeit abgearbeitet werden. Ebenso kann es sinnvoll sein, die eigene Bankverbindung sowie die Rechtsform mit auf dem Stempel aufzuführen. Das vereinfacht die Bearbeitung für Kunden.
Wie sollte der Firmenstempel aussehen?
Aufgrund der fehlenden Norm gibt es bei der Gestaltung eines Firmenstempels völlige Gestaltungsfreiheit. Schriftart und Größe können komplett selbst bestimmt werden, genau wie das Firmenlogo. Dazu kann der Stempel in unterschiedlichen Farben angepasst werden, hierbei sollte jedoch die eigene Branche beachtet werden. Eine schlichte, rechteckige Form in Schwarz wirkt immer seriös und professionell. Man kann den Stempel jedoch auch kreativ gestalten, was eventuell das Konzept des Corporate Designs abrunden kann, wodurch ein hoher Wiedererkennungswert entsteht.
Ich wusste nicht, dass Unterlegen gibt, die einen Stempel erfordern. Ich selber habe noch keinen eigenen Stempel, verstehe nun aber das dies hilfreich sein könnte. Gut zu wissen, dass man mit einem Stempel auch professioneller wirken kann.